Kallis ohjelmistopaketti vai yrityksen tarpeisiin optimoitu ja edullinen järjestelmä? – Nämä vinkit kannattaa muistaa ohjelmistohankinnassa
Yleensä ohjelmistohankinnan lähtökohtana on, että sen myötä yrityksen käyttöön saataisiin sen toimintaa mahdollisimman hyvin palveleva, ylimääräistä vaivaa säästävä sekä kokonaisedullinen ohjelmisto, jonka avulla yrityksen päivittäinen liiketoiminta pyörisi sujuvasti.
Usein ohjelmistoihin saatetaan päätyä käyttämään ehkä turhankin paljon rahaa, koska eri vaihtoehtoihin ei ole keretty kaikessa kiireessä perehtyä tarpeeksi tai ei osata välttämättä tarkasti määritellä, millaisia edellytyksiä yrityksellä ohjelmistolle on. Samalla saatetaan huomata, että ohjelmiston ominaisuudet eivät täysin vastaa yrityksen tarpeita.
Vaikka hankinnassa yksi pääasiallisista tarkoituksista olisi myös rahan säästäminen, kannattaa myös huomioida, että kaikkea toimivan ohjelmiston tuomaa hyötyä ei voi mitata rahassa. Helposti käytettävän ja yritykselle sopivan ohjelmiston käyttö säästää huomattavasti aikaa, jonka voi keskittää itse oleelliseen eli yrityksen ydinosaamiseen.
- Punnitse siis tarkasti, mitä ohjelmistolta yrityksessäsi edellytetään
- Vertaile ohjelmistoyrityksiä tarjonnan kokonaiskuvan selkeyttämiseksi
- Huomioi järjestelmän hinnassa myös ajan säästämisen näkymätön arvo
Ohjelmiston jämpti käyttöönotto vähentää kustannuksia ja säästää aikaa – koko organisaatiolta
Kun ohjelmisto on hankittu, on syytä huomioida, että myös sen käyttöönotto on oma prosessinsa. Monella unohtuu ennen kaikkea, mitä ohjelmiston pääkäyttäjä joutuu jatkuvasti tekemään esimerkiksi ylläpidon sekä käyttäjien tunnusten ja pääsyoikeuksien hallinnassa.
Markkinoiden ohjelmistojärjestelmät ja niiden sisältämät sovellukset voivat olla keskenään hyvin erilaisia, eli joskus voi olla työn takana saada järjestelmä edes rullaamaan – eli aikaa kuluu ja kustannustehokkuus kärsii. Ohjelmistotuotteen pitäisi olla ehkä hieman kärjistäen sellainen, että sen käyttöönotto olisi lähes kuin tuotteen poimiminen kaupan hyllyltä ja käyttökuntoon asentaminen saman päivän aikana; nykypäivänä jotkin järjestelmät voivat vaatia jopa kuukausien säädön sujuvan toiminnan sekä oikean sisällön eteen. Käyttöönoton lopulliset kustannukset voivat siis jäädä helposti ohjelmiston hankintavaiheessa piiloon.
Ohjelmistoa hankkivan yrityksen tulisi pohtia, millaista järjestelmää se pystyy parhaiten hyödyntämään ja miten järjestelmällä voi vähentää manuaalista ja aikaa vievää työtä pitkälle tulevaisuuteen. Esimerkkinä ohjelmisto voi käsitellä automaattisesti taseiden lukuja sekä ylijäämien prosentteja, joita on pyöritelty vuosikymmenet käsin.
Muista siis, että
- kaikkien ohjelmistojen käyttöönotto ei vaadi viikko- tai kuukausitolkulla aikaa
- ohjelmiston oikeaoppinen käyttö säästää roimasti manuaalista työtä
- kustannustehokas ja helppokäyttöinen ohjelmisto on parhaimmillaan upea työkalu liiketoiminnan pyörittämisessä
Ohjelmiston hankinnassa kannattaa siis keskittyä siihen, mikä lopulta on yritykselle arvokasta. Analyyttisesti ja huolellisesti valittu ohjelmisto yhdistettynä skarppiin käyttöönottoon luo hedelmälliset puitteet yrityksen menestykselle. Näin säästetään rahaa, aikaa ja vaivaa – ja samalla valjastetaan näppärästi koko organisaation asiantuntemus hyötykäyttöön.
Lopulta yrityksen menestymisen takaavat sitoutuneet ihmiset, jotka kantavat motivoituneina ja hyvällä fiiiksellä kortensa kekoon loistavien tulosten saavuttamiseksi.
